CERTIFICATION – 10 conseils pour réduire les coûts de vérification

La plupart des entreprises privées qui ont des intervenants externes ayant un intérêt financier important (par exemple, un prêt ou un investissement) exigeront que l’entreprise présente des états financiers annuels vérifiés ou examinés. Il s’agit d’un coût administratif supplémentaire imprévu qui peut affecter les liquidités et la rentabilité de l’entreprise, si elle n’est pas adéquatement préparée.

Selon notre expérience, nous sommes d’avis que les coûts liés à la conformité peuvent être considérablement réduits si l’entreprise déclarante est bien préparée. Nous aimerions partager avec vous nos « 10 conseils » pour survivre à une vérification ou un examen efficace et rentable de vos états financiers annuels :

1 – Embaucher un personnel / département de comptabilité compétent

Bien que cet énoncé semble évident, il est important de souligner qu’un comptable inefficace conduira à des honoraires d’audit beaucoup plus élevés. Avoir des comptables professionnels avec une désignation comptable reconnue, ou une vaste expérience pertinente est crucial.

2 – Engager une firme comptable appropriée (CPA)

S’assurer que l’entreprise d’audit nommée a l’expérience pertinente dans l’industrie de l’entreprise et dans la vérification d’entreprises privées de taille similaire. On veut aussi s’assurer que les tarifs seront établis selon un processus transparent et ouvert.

3- Communication active avec l’auditeur

Dès les premières étapes de préparation de la vérification, et ce jusqu’à la réunion avec le conseil d’administration, le contrôleur / directeur financier doit avoir des discussions et communications constantes avec les vérificateurs. Discuter de l’approche d’audit choisie, du plan de vérification, afin de s’assurer que les auditeurs comprennent l’environnement de contrôle, les processus d’affaires, et les risques d’entreprise. La vérification devrait être un effort de collaboration. Ce conseil est essentiel pour réaliser une vérification réussie.

4 – La préparation se fait tout au long de l’année

Comme il peut s’agir d’un mandat répétitif, votre expérience des vérifications des années antérieures est utile dans la préparation de la vérification de l’année en cours. L’auditeur de l’an dernier a peut-être offert des recommandations éclairées pour améliorer les contrôles internes, les procédures commerciales ou autres. Ces recommandations, ajoutées à d’autres, doivent être mises en œuvre dès qu’elles sont connues. Des analyses de comptes ciblées, des rapprochements mensuels et des analyses de variance sur divers comptes et d’autres procédures de contrôle de surveillance effectués de façon régulière tout au long de l’année réduiront votre temps à la fin de l’année pour préparer le dossier de vérification et réduiront également le risque d’erreurs. Des contrôles internes efficaces réduisent également le risque d’erreurs et allègent les procédures de vérification, réduisant ainsi les frais d’audit!

5 – Opérations complexes et inhabituelles

Il est vivement recommandé d’impliquer les auditeurs en cours d’exercice concernant le traitement comptable de transactions complexes ou inhabituelles. À titre d’exemple, mentionnons les transactions d’acquisitions d’entreprises, les activités abandonnées ou autres, qui peuvent être inhabituelles et très importantes. La participation des auditeurs au moment de la transaction réduira le temps de travail et les surprises de fin d’année.

6 – Réponse rapide

Les délais dans la réponse aux demandes des vérificateurs prolongera la vérification et augmentera sans aucun doute les honoraires d’audit. Répondre rapidement et avoir des documents facilement disponibles permettront d’assurer un audit efficace et rentable.

7 – Effectuer une auto-vérification

En effectuant une auto-vérification avant le début du processus d’audit, cela vous donnera l’occasion de corriger certaines erreurs. L’accent devrait être mis sur les secteurs à risque élevé et les soldes de grande importance. L’utilisation d’une technique à base d’échantillonnage fournira une approche objective dans votre auto-audit. De cette façon, vous vous assurez que les auditeurs auront une meilleure base de travail, réduisant ainsi les procédures d’audit et les frais afférents.

8 – Préparer un résumé annuel

Sous un format de note de synthèse, présentant au vérificateur un résumé annuel de tous les événements importants et nouveaux survenus au cours de l’exercice, les étapes franchies, les changements de personnel ou de structure de l’entreprise, les analyses de variance sur les revenus, les dépenses, les actifs et les passifs accompagnés d’explications. Identifier les points à améliorer, aidera l’auditeur à planifier et exécuter efficacement la vérification.

9 – Votre auditeur est un partenaire

Afin de tirer le meilleur parti de votre audit, votre vérificateur doit être considéré votre partenaire. Profitez de l’opportunité de discuter de diverses questions ou préoccupations autres que la vérification, comme par exemple la conformité fiscale, la stratégie commerciale, la mesure du rendement, etc. Votre auditeur devrait avoir une expertise diversifiée et/ou un réseau de ressources qui pourra vous aider à éclaircir diverses situations. Un audit efficace devrait représenter une valeur ajoutée.

10 – Pensez à long terme

La décision d’affaires la plus coûteuse et qui entraînera assurément des frais d’audit élevés est sans contredit le changement fréquent de vérificateur. Le choix du bon auditeur ne doit pas se faire uniquement sur la base des frais. En tant qu’entreprise privée, votre auditeur doit être un conseiller financier privilégié. Investir le temps de choisir un cabinet d’audit adapté à l’entreprise contribuera non seulement à réduire les honoraires d’audit à long terme, mais peut également entraîner une augmentation de l’efficacité opérationnelle, une amélioration du résultat net et une réduction des coûts.

L’objectif principal de la vérification est de se conformer aux exigences des différents intervenants. Les conseils formulés ici vous permettront non seulement de réduire les coûts d’audit, mais également vous permettre d’améliorer votre processus de « reporting » financier, l’environnement des contrôles internes et enfin, améliorer les performances de votre entreprise.
Chez MLSG, sencrl, nos vérifications sont axées sur les résultats.